Software fatturazione poliambulatorio: cosa verificare

Parti da chi emette la fattura

In una struttura possono esistere modelli amministrativi differenti. Prima di scegliere il software, fai descrivere al consulente chi emette i documenti nei diversi casi e come vengono gestiti i rapporti con i professionisti. La presenza di più specialisti non determina da sola un unico modello fiscale.

Prepara un elenco dei soggetti emittenti, dei dati necessari e dei flussi di controllo. Se il gestionale deve gestire più emittenti, richiedi una dimostrazione specifica: selezione del soggetto, numerazione, intestazione e permessi. Non considerare la funzione disponibile solo perché si possono creare più utenti.

La configurazione iniziale va verificata prima di importare archivi o emettere documenti reali. Un esempio di fattura dimostrativa aiuta a controllare ciò che viene mostrato e ciò che viene esportato.

Fattura sanitaria, SdI e Sistema TS sono piani distinti

L’articolo 2 del D.Lgs. 81/2025 ha eliminato il limite temporale dalla disposizione sul divieto di fatturazione elettronica tramite SdI per le prestazioni sanitarie verso i consumatori finali. Non va quindi applicata una regola “tutte le fatture allo SdI” senza distinguere l’operazione e il destinatario. ^[1]

L’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria è un adempimento diverso dall’invio della fattura allo SdI. Per la tua configurazione fai verificare al consulente perimetro, obblighi e modalità operative. Non usiamo questa guida per fissare scadenze annuali o classificare casi fiscali particolari.

Chiedi al fornitore quali flussi siano realmente presenti nel modulo: generazione di un documento, esportazione di dati, invio e gestione degli esiti non sono la stessa funzione. La disponibilità di un’esportazione non prova l’esistenza di un invio automatico. Per un quadro sintetico trovi anche la notizia sulla fatturazione sanitaria.

In presenza di fondi o assicurazioni, approfondisci la gestione delle convenzioni sanitarie, distinguendo listino, pratica e quote attese.

Tieni separati documento e pagamento

Una fattura può essere emessa e non ancora saldata; un pagamento può richiedere una riconciliazione. Chiedi come vengono registrati gli incassi e come si leggono i residui, senza ricavare la situazione soltanto da un colore dell’appuntamento.

Prepara un caso fittizio con due pagamenti distinti. Controlla date, importi, riferimenti e visibilità per i ruoli autorizzati. Poi verifica quali dati vengono inclusi nei riepiloghi e se il totale si riferisce a documenti emessi oppure a denaro ricevuto.

Il calendario clinico non dovrebbe essere utilizzato come unica fonte per un riepilogo amministrativo. Una visita annullata e una fattura rettificata sono eventi diversi: chiedi come rimangono distinguibili.

Prova le rettifiche prima dell’avvio

Chiedi come si gestisce un errore dopo l’emissione. Non è sufficiente poter modificare liberamente un valore: occorre che la procedura rispetti le regole applicabili e renda comprensibile cosa è successo. Il consulente deve validare il flusso sul tuo caso.

Verifica anche la numerazione e il comportamento a cavallo dell’anno. Se importi documenti storici, concorda come si evita di confonderli con nuove emissioni. Testa la ricerca per numero, data, paziente ed emittente.

Per dati fiscali, imposte, esenzioni e bollo non affidarti a preimpostazioni non controllate. Una configurazione utile rende esplicite le regole applicate e consente una revisione da parte di chi ha la competenza necessaria.

Il documento deve poi essere collegato ai pagamenti: la guida a incassi e insoluti del poliambulatorio propone prove con saldi parziali, rettifiche e scadenze.

Un’esportazione deve poter essere riconciliata

Richiedi un campione del file destinato al commercialista o al sistema amministrativo. Verifica denominazione dei campi, formato delle date, decimali, identificativi e trattamento delle rettifiche. Un file che si apre correttamente non è automaticamente completo.

Concorda il criterio di selezione del periodo e confronta un campione con i documenti di origine. Se l’esportazione esclude pagamenti o allegati, segnalo nel capitolato: non dare per scontato che la parola “Excel” descriva un archivio completo.

La funzionalità fatturazione di Logamed va verificata sulla configurazione richiesta. Questa guida non certifica invii TS, SdI o collegamenti contabili specifici; serve a formulare le domande e a separare ciò che è disponibile da ciò che richiede lavoro aggiuntivo.

Per seguire il percorso da documento a incasso, leggi la guida al programma di gestione della contabilità dello studio medico.

Per il passaggio delle spese sanitarie approfondisci i requisiti del gestionale per il Sistema TS, distinguendo preparazione dei dati, esportazione, trasmissione ed esiti.