La gestione della contabilità può far perdere molto tempo se non è ben rodata.
Creare, cercare ed eliminare fatture sono attività di ogni giorno nella segreteria di ogni studio medico e il giusto programma rende tutte tutto più agile e organizzato.
Ma quali funzioni ti servono veramente ogni giorno per la gestione dell’ambulatorio?
Vediamo brevemente quali sono le funzioni che ti serviranno per gestire la contabilità del tuo studio medico.
- Dovrai fare nuove fatture ogni giorno
- Dovrai archiviare automaticamente le fatture create
- Ti farà comodo poterti collegare da remoto per la contabilità
- Devi avere la possibilità di modificare ed eliminare determinate fatture
- Ti sarà utile poter esportare le fatture del tuo database in PDF o XML
- Devi avere la possibilità di applicare sconti automatici
- Occasionalmente dovrai creare fatture slegate da appuntamenti
- Ti sarà molto utile poter suddividere il fatturato in base al metodo di pagamento
Creazione delle Fatture
Ogni giorno avrai bisogno di creare fatture dall’aspetto professionale nel modo più semplice e veloce possibile.
Come per la creazione appuntamenti il paziente spesso aspetta in segreteria mentre gli viene creata la fattura.
Se il processo di creazione è lento può creare coda oltre che essere un inutile perdita di tempo.
Per questo è importante che l’interfaccia per creare le fatture sia super intuitiva senza possibilità di errori.
Considerando anche che ogni tuo collaboratore per la contabilità dovrà imparare questo processo, la facilità d’uso è fondamentale.
Archiviazione delle Fatture
Tutte le fatture create devono essere salvate automaticamente nel proprio database anche dopo la stampa.
In questo modo verrà generato un archivio facilmente consultabile con tutte le fatture emesse.
Qui entra in gioco l’importanza di avere la possibilità per te e i tuoi collaboratori di trovare velocemente quello che si sta cercando nell’archivio.
La funzione del “Cerca” verrà utilizzata quotidianamente. E’ quindi importante che sia di consultazione rapida e, idealmente, che mostri i risultati in tempo reale.
Il tuo archivio contabile accessibile collegandoti da remoto – un valore aggiunto
Questa è un altra cosa a cui spesso non si pensa, ma avere la possibilità per se e i propri collaboratori di accedere da remoto per gestire le fatture può farti risparmiare una miriade di tempo.
Ti dà infatti la possibilità di sistemare l’archivio nel weekend senza doverti recare fisicamente allo studio, controllare in ogni momento quello che viene fatto dai tuoi collaboratori e questo addirittura dal tuo smartphone.
Modifica e Eliminazione di Fatture
Sbagliare è umano, e in ogni momento può servirti andare a modificare o eliminare fatture nel tuo archivio.
Come per quanto riguarda la creazione di fatture, anche per la modifica e l’eliminazione è consigliabile assicurarsi di avere a disposizione un interfaccia semplice e che non faccia rischiare di commettere errori a te o ai tuoi collaboratori.
I formati PDF ed XML – tutto quello che ti serve
Per quanto riguarda la grafica e la stampa della fattura, il formato di riferimento è il PDF.
Un buon programma per la gestione della contabilità nel tuo studio medico deve crearti dei PDF per ogni fattura ben impaginati, che si adattino alla tua carta prestampata se la utilizzi, e che siano leggeri e facilmente scaricabili.
In ogni momento può tornare utile scaricarsi una fattura in PDF, magari per inviarla via WhatsApp ad un paziente che ce la chiede, o a un collaboratore.
Ma c’è un altro formato che è altamente consigliabile avere a disposizione: l’XML.
Questo formato a differenza del PDF non serve alla stampa ma è lo standard per inviare e caricare le fatture elettroniche.
Se ad esempio utilizzi la fatturazione di Aruba, potrai facilmente caricare le fatture in pochi secondi se hai a disposizione il formato XML sul tuo gestionale.
Sconti per i tuoi pazienti
Un altra funzione che torna spesso utile è la possibilità di applicare sconti velocemente in fase di fatturazione.
Con i pazienti regolari è molto comune applicare degli sconti su alcune prestazioni mediche.
Dover manualmente calcolare lo sconto ogni volta può portar via tempo ed è importante che lo sconto esca in fattura anche per far apprezzare al paziente il trattamento di favore ricevuto.
E’ consigliabile quindi assicurarsi di avere a disposizione anche questa funzione nel proprio programma di fatturazione per l’ambulatorio.
Creazione di Fatture indipendenti
Questa è un altra funzione di cui si apprezza l’utilità lavorando in segreteria.
Molti gestionali per ambulatori hanno un sistema di fatturazione strettamente legato agli appuntamenti, e ha completamente senso che sia così.
Ogni tanto però succede di dover creare fatture a cui non corrisponde nessun appuntamento.
Per non restare bloccati è quindi molto utile avere sul programma la possibilità di creare fatture indipendenti.
Il suggeritore con i dati pre-compilati
Nel caso delle fatture indipendenti una funzione di estrema comodità è quella di avere un suggeritore in tempo reale che riconosce i dati, se sono già in archivio, e ti pre-compila la fattura con tutte le informazioni evitandoti di ri-scriverle.
Calcolo delle commissioni per ogni medico dello studio medico
Il calcolo delle commissioni per ogni medico è incredibilmente complicato se devi farlo manualmente ogni volta.
E’ quindi fondamentale che il programma che scegli per gestire la contabilità del tuo studio medico ti metta a disposizione il calcolo automatico.
Il calendario con periodi a scelta
Alcuni gestionali si limitano a darti lo spaccato mese per mese, ma in alcuni casi può servire avere la libertà di selezionare un periodo a scelta.
Ti consiglio di controllare quindi che ci sia questa possibilità sul programma che sceglie per la gestione del fatturato.
Suddivisione contabile per metodo di pagamento
Un’altra possibilità in più che torna spesso utile nella gestione delle fatture è avere a disposizione la suddivisione automatica delle fatture in base al metodo di pagamento.
In questo modo puoi sapere esattamente quante fatture sono state pagate utilizzando il bancomat o la carta e quante invece sono state pagate tramite contanti o assegno in ogni periodo.