Sappiamo che per gestire uno studio medico è fondamentale avere un programma per gestire gli appuntamenti ma quali funzioni ti saranno realmente utili tutti i giorni?

Inserire gli appuntamenti

Devi considerare che principalmente riceverai appuntamenti tramite:

• Telefono.
• Di persona alla reception.

Quindi è fondamentale avere un interfaccia che sia veloce e molto semplice per inserire gli appuntamenti nel database, sopratutto se hai dei collaboratori o prevedi di assumerne in futuro, non vuoi sicuramente perdere tempo a spiegare un processo e un interfaccia complessa che potrebbe creare problemi durante una chiamata o quando c’è coda alla segreteria.

La semplicità vince in questo caso.

I nuovi modi di ricevere appuntamenti

Ci sono anche nuove modalità che ti consiglio di considerare, anche da inserire in un secondo momento:

• Ricezione degli appuntamenti dai pazienti dal sito internet del tuo ambulatorio.
• Gestione di un centralino telefonico con risponditore automatico che dà la possibilità ai pazienti di inserire gli appuntamenti a voce prima di parlare con un operatore.

Mentre il secondo caso con il centralino automatico è sicuramente indicato solo in alcune realtà molto grandi, molti pazienti, sopratutto i giovani, al giorno d’oggi preferirebbero andare direttamente sul tuo sito, cercarsi la disponibilità, e prenotare il proprio appuntamento magari dallo smartphone ma senza dover chiamare.

Questo gioca a tuo favore in quanto può snellire notevolmente il lavoro della segreteria.

Ti consiglio quindi di scegliere un software gestionale che oltre a permetterti la funzione fondamentale di inserimento manuale degli appuntamenti che ricevi al telefono o di persona ti possa anche offrire la possibilità, anche in un secondo momento, di aggiungere la modalità online.

Modificare e Cancellare gli appuntamenti

Ogni giorno dovrai spostare o cancellare appuntamenti, ed è quindi importante anche qui che l’interfaccia sia molto semplice e affidabile e che non ci siano rischi di perdere informazioni per colpa di errori, tutto deve essere immediato e semplice in questi processi.

Anche per questa funzione, un passo in più che puoi fare è scegliere un software che dia la possibilità ai pazienti di gestire il proprio appuntamento senza chiamare, diminuendo il carico di lavoro della segreteria.

Avvisi SMS

Ricevere messaggi di conferma e che ricordano l’appuntamento è una funzione che tutti si aspettano ormai, e che aggiunge molta professionalità al tuo studio medico.

Molti pazienti si dimenticano l’orario esatto ed avere la possibilità di controllare nei messaggi la conferma e ricevere un avviso ore prima dell’appuntamento ti avvantaggia in tre modi:

• Riduci i pazienti che non si presentano lasciando un buco.
• Riduci i pazienti che arrivano in ritardo causando problemi al medico.
• Riduci le chiamate per chiedere una conferma di quando era l’appuntamento.

Automazione degli SMS

Se hai mai provato a dover inviare a mano gli sms ogni mattina per tutti i pazienti sai già che è un attività snervante, dover inserire i numeri, copiare il testo per 50 / 100 appuntamenti può richiedere 30 minuti di lavoro al giorno se non di più.

Un buon programma per la gestione degli appuntamenti ti permette di inviare velocemente dei template pre-configurati risparmiandoti ogni giorno tempo prezioso che puoi dedicare ad altro.

Sul nostro gestionale abbiamo inoltre creato un sistema automatizzato che ti crea in automatico una coda di sms di mandare appena inserisci l’appuntamento in sistema.

Ma quanto costano gli SMS?

Molti studi, specialmente piccoli, rinunciano a questa funzione in quanto temono costi troppo alti.

In realtà è possibile acquistare pacchetti di sms a prezzi molto vantaggiosi, per avere un idea puoi acquistare 1000 sms a 70-80 Euro a seconda dell’operatore.

Sul nostro gestionale abbiamo trovato il modo di azzerare questo costo in modo che i nostri clienti possano inviare sms senza costi aggiuntivi e utilizzando il proprio numero.

Statistiche degli appuntamenti

Un vantaggio che spesso viene sottovalutato è anche quello di poter vedere con facilità tutte le statistiche del proprio ambulatorio man mano che i dati vengono inseriti. Un buon programma di gestione di gestione appuntamenti ti dà la possibilità di capire determinati trend tra i tuoi pazienti, se ad esempio alcune prestazioni mediche sono più popolari in alcuni periodi e quali sono le più remunerative.

Conoscendo queste informazioni potrai agire di conseguenza.

Lato medico

E’ importante anche che tutti i propri collaboratori e tutti gli specialisti che lavorano nell’ambulatorio abbiano accesso alle informazioni sugli appuntamenti.

Un gestionale online sempre accessibile dà la possibilità a tutti gli interessati di collegarsi tramite il proprio account e controllare il proprio calendario senza dover chiamare la segreteria.

Questa è una funzione molto utile che evita anche problemi nel week-end quando in segreteria non c’è nessuno e qualche medico ha bisogno di sapere la propria scheda appuntamenti del Lunedì.

E’ possibile trovare un programma di gestione appuntamenti per studio medico gratis?

Se hai un piccolo ambulatorio magari ti stai chiedendo se è possibile trovare un software gratuito per gestire completamente gli appuntamenti senza spendere nulla.

Ci sono sicuramente dei programmi generici che possono in qualche modo fare da sostituto ma in genere essendo gratuiti hanno anche funzionalità molto limitate.

Un’altro fattore da considerare è che in caso di problemi o difficoltà non hai neanche l’assistenza che possa darti una mano.

Questo puo’ farti perdere parecchio tempo e in alcuni casi anche dati importanti.

I dati che generi con la tua attività sono di grande valore, sia per poter ricontattare passati pazienti, che per visualizzare trend e migliorare la tua attività giornaliera.

In conclusione ti consiglio di utilizzare software gratuiti solo per attività non rilevanti e con meno di 100 appuntamenti mensili.

Se hai un piccolo studio e vorresti una soluzione personalizzata puoi contattarci.